访客管理系统是通过在门卫或前台设置访客机，由访客出示二代身份证或其他证件，访客机扫描或阅读相关证件，读取相关个人信息，并打印访客单或发放可循环使用的 RF 卡（可根据需要对访客拍照）。访客凭卡进出，可刷卡开门，出门时交还卡片并取回证件，系统详尽保存访客信息备查。

访客管理系统在工作时，所有登记数据可以通过网络进行实时共享，在与访客系统联网的任意终端上查询、统计并打印来访人员、滞留人员信息。管理系统可以对访客发卡进行登记和注销，发放门禁通行权限，访客持卡通过授权的门禁通道自动为访客开门，未授权区域访客到达时不开门，同时可在管理系统中划分其来访的单位及房间，并通过定位系统实时查看外来人员位置、来访轨迹，对越界访问的可疑人员进行重点标注，从而加强实验场所的安全管理。系统可将大量登记数据存储在本机或网络服务器上，随时备份保证数据不会遗失，所有进出记录均可查询，可追溯性极强。