实验室耗材管理工作十分重要，通常要求管理员承担输入耗材信息、建立耗材台账、编制耗材编号、填写耗材使用记录、搜索耗材过期情况和即将到期情况等。这样的操作不但工作量大、程序繁复，而且效率低，容易造成工作疏漏，因此，设计一种简单、灵活、高效、实用的耗材智能管理系统，能极大提高物质管理员工作效率，进而提升实验机构整体管理水平。通常系统应满足以下功能：
标准耗材台账：智能管理系统应能够反映标准耗材所有信息的一览表，包括标准耗材名称、研制和生产单位、证书编号、标准值 / 纯度、规格、数量、保持条件、入库日期、有效日期、状态等，用于档案管理留存，同时作为系统中的原始数据；即将到期提醒：能够在智能管理系统中，第一时间获取到近 30 天内即将到期
耗材列表，以便提醒管理人员是否需要申购，以免耽误实验进程；生成使用记录：在已有的标准耗材台账基础上，通过智能管理系统，将标准耗材台账中的信息自动同步至相应的使用记录中，实现瞬间批量输出耗材使用记录功能。